Das Handbuch „Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement in der Steuerberatung“, das die Bundessteuerberaterkammer gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband und der DATEV eG mittlerweile mit der 7. Ergänzungslieferung herausgibt, erläutert ganz konkret, wie ein QM-System in der Steuerberaterpraxis eingeführt werden kann.
Es beleuchtet alle Arbeitsabläufe in der Steuerberaterpraxis, von der Festlegung der strategischen Ziele der Mandats- und Dienstleistungspolitik über die Leistungserstellung bis hin zu den Überwachungsprozessen. Das Printmedium wird ergänzt durch elektronische Prozess-Checklisten (ProCheck), die alle Kanzlei-prozesse abbilden und allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
Inhalt des Handbuchs sind aber nicht nur Maßnahmen, die die Qualität der Arbeitsprozesse betreffen und damit sicherstellen sollen, dass die Organisation der Steuerberaterpraxis so erfolgt, dass Fehler vermieden werden. Daneben wird ein wichtiges Augenmerk darauf gerichtet, dass die klar strukturierten und detailliert beschriebenen Prozesse zur Steigerung der Effizienz der Arbeit und damit zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit der Steuerberaterpraxis beitragen. Klare Regelungen, genau definierte Schnittstellen zwischen einzelnen Abteilungen der Kanzlei und eine systematisch gegliederte Prozessstruktur sind nicht nur der Schlüssel zur weiteren Verbesserung der Qualität der Beratung, sondern auch zur Steigerung der Effizienz der Arbeit.
Das Qualitätshandbuch gibt dem Steuerberater somit ein Instrument an die Hand, mit dem er seine Kanzleiprozesse überprüfen und gegebenenfalls anpassen kann. Ziel ist dabei, die Prozesse zu vereinheitlichen, damit alle Mitarbeiter der Kanzlei nach den gleichen Grundsätzen arbeiten. Dies ermöglicht es, Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessen innerhalb der Kanzlei eindeutig zu definieren. Beispielsweise weiß der Mitarbeiter, der den Jahresabschluss erstellt und die abschlussreife Finanzbuchhaltung vom FIBU-Sachbearbeiter übernimmt, ganz genau, welche Arbeiten in der Finanz-buchhaltung erledigt wurden und welche noch nicht. Auf diese Weise wird eine systematische Qualitäts-sicherung in der Steuerberaterpraxis implementiert. Doppelarbeiten werden vermieden und die Effizienz damit deutlich erhöht. Die Benutzung von Checklisten ermöglicht es darüber hinaus, beispielsweise bei Krankheit eines Sachbearbeiters, sofort festzustellen, wie weit dessen Arbeit gediehen ist, und diese nahtlos weiterzuführen. Die klar strukturierten Prozesse erleichtern zudem die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Nicht zuletzt vereinfacht das System die Qualitätskontrolle durch den verantwortlichen Berufsträger.
Das System gewährleistet, dass das in der Kanzlei vorhandene Wissen jederzeit für alle Mitarbeiter verfügbar ist und notwendige Informationen diese nicht zufällig erreichen. Die Autoren sind sich sicher, dass die starke Erhöhung der Transparenz der Kanzleiprozesse im erheblichen Maße zur Qualitäts- und Effizienzsteigerung beitragen wird. Neben den umfangreichen Erläuterungen ist die elektronische Darstellung der Prozesslandschaft der Steuerberaterpraxis das zentrale Hilfsmittel, mit dem die Herausgeber einen wichtigen Beitrag zur weiteren Verbesserung der Leistungserstellung in den Steuerberaterpraxen leisten wollen.
Sicher bedeutet eine optimierte Prozessorganisation nicht zwangsläufig auch eine bessere Beratungsleistung des Steuerberaters. Allerdings ist diese einer Beurteilung durch die Mandanten oder potenziellen Mandanten ohnehin schwer zugänglich. Zu komplex sind die Leistungen und zu oft stellt sich erst Jahre später heraus, ob ein Rat gut oder schlecht war. Daher sind die laufenden Tätigkeiten wie Finanz-buchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlusserstellung sowie die allgemeine Servicequalität ganz entscheidend für die Qualitätswahrnehmung der Mandanten. Zudem steckt in diesen Prozessen das größte Rationalisierungspotenzial. Hier setzt systematisches Qualitätsmanagement an.
Wer sich als Kanzleiinhaber zur Einführung eines QM-Systems entschließt, muss sicher zunächst Zeit und Geld aufwenden. Aber er steigert damit nicht nur die Qualität der Leistungserstellung. Ziel der Einführung des QM-Systems ist vor allem auch die Steigerung der Effizienz im laufenden Betrieb und damit der Wirtschaftlichkeit der Kanzlei. Dieser Prozess trägt nicht zuletzt dazu bei, den Wert der Kanzlei nachhaltig zu steigern. Die Empfehlung der Berufsorganisationen an die Berufsangehörigen lautet daher, sich diesen Fragen zu stellen und das Thema Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement aktiv anzugehen.
Die Bundessteuerberaterkammer stellt den Berufsangehörigen die „Verlautbarung zur Qualitätssicherung in der Steuerberaterpraxis“ zur Verfügung, die verschiedene Ansätze aufzeigt, welche Qualitätssicherungsmaßnahmen in den Kanzleialltag eingeführt und umgesetzt werden können.
